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法人格を持たない文化芸術団体として作成した「ゆうちょ銀行団体口座」の必要書類と申請まとめ(2021年版)

「東京幕末GARAGE」という朗読演劇を行うユニットを主宰しているのですが、団体としての収支管理が細かく&大きくなってきたこと、補助金など各種申請に必須となってきたので団体口座を作ることにしました。

メガバンクはコロナ禍で窓口予約が必須となり最短でも1か月半先になってしまうため(GW前に確認したときには最短の予約が6月後半でした)、ゆうちょ銀行で作成することに決定。

一説には「法人より難しい」と言われている団体口座の作成。
これがなかなか非常に大変だった!ということで2021年5月中旬申請時のメモをまとめておきます。

ちなみに団体口座は町内会やPTAなどにも当てはまると思いますが、今回は文化芸術団体として申請・作成しました。

提出前の注意点・期間など

作成前に団体口座を作られた方のブログなど色々と調べていきましたが、口座を作る団体の代表者の自宅最寄りの郵便局で作成するのが良いそうです。

また、作成にかかる期間は最寄りの郵便局に提出してから審査に2週間~1か月ほどかかるそう。

必要な書類

書類の多さは郵便局が一番多いそうです。昔は簡単に当日作成できたそうですが、マネーロンダリング、テロ対策、オレオレ詐欺等々悪用されないように書類や審査のハードルが上がっているとのこと。

2021年5月中旬時点では以下の書類が必要となりました。

  1. 本人確認書類(運転免許証、マイナンバーなど)
  2. 団体の規約
  3. 団体の活動実績がわかる資料
  4. 団体の名簿
  5. 団体の総会議事録
  6. 団体の収支報告書
  7. お取引目的の確認のお願い(※郵便局で貰う書類)
  8. 人格なき社団名義の口座開設にあたってのご確認のお願い(※郵便局で貰う書類)
  9. 総合口座利用申込書(※郵便局で貰う書類)

1.本人確認書類本人確認書類(運転免許証、マイナンバーなど)

申請に行く代表者の本人確認書類です。免許証を提出しました。

コピーして持っていきましたが郵便局の方でコピーを取るそうで事前に用意したものは不要となりました。
原則顔写真付きの証明書であることが必要です。

2.団体の規約

規約のフォーマットについては検索すれば色々と出てきますが、当ユニットでは以下の9条を記載。

  • 第1条(名称及び設立年月日)
  • 第2条(所在地及び事務局)
  • 第3条(目的・活動)
  • 第4条(劇団員)
  • 第5条(役員)
  • 第6条(役員の責務)
  • 第7条(運営)
  • 第8条(財産の管理)
  • 第9条(規約改正)

注意点が「所在地及び事務局」。単に「事務局」という書き方だとNGになるようです。
後述する「人格なき社団名義の口座開設にあたってのご確認のお願い」書類でも記載がありますが、事務局の所在地ではなく「団体の所在地」が必要となるため、「所在地及び事務局」と記載し「代表者宅」と加えました。

なお、規約の最後には必ず以下一文を自署・押印をする必要があります。

この規約の記載内容について、事実と相違ないことを証明します。
代表者住所・代表者氏名 印」

郵便局来訪時に修正が必要となった書類です。役員は「代表・副代表・会計」で3名以上が必須であることから3名に修正し再提出。住所が異なっていたり他人である必要はないため、会計監査は夫に依頼、3名となりました。

3.団体の活動実績がわかる資料

主宰している団体の自己紹介・活動略歴(いつ何を公演したか・する予定か)・ホームページなどの記載をまとめた3pほどの団体概要書類と、過去の公演のチラシを添付しました。

2020年度は予定していた公演が一度も行えなかったため、活動実績としては2019年7月が最終活動の状態に。
中央からの修正がきた際、ちょうど2021年公演のチラシが出来上がっていたため同封しました。

4.団体の名簿

団体の構成員は2名なのですが、代表・副代表・会計の役員が全員異なる3名以上が必須とのこと。住所が異なっていたり他人である必要はなく、会計監査は夫に依頼し3名にしました。

郵便局訪問時に修正が必要となった書類です。2名から3名へ修正して提出しました。

5.団体の総会議事録

文字通り総会議事録です。2020年8月から新たに加わった書類とのこと。
総会の内容と、出席した人の署名捺印が必要となります。

郵便局ではOKでしたが、中央から「最新版を」と修正をくらった書類です。

総会議事録ありの2020年8月以降に申請された方々のブログでは発足当時の議事録があれば良さそうだったのと郵便局でもOKだったので、ここで修正を食らうとは思っていなかったのですが…。

発足が2018年、最終活動実績が結果的に2019年で止まっていて2020年が何も活動がない(中止や延期になっただけなんですが・涙)ので、“本当に活動している団体なのか”と怪しまれたのかもしれません。

とはいえコロナ禍で2020年は対面での総会は行えておりません。
遠方在住同士なので素直に開催地を「コロナ禍の為オンラインミーティング(使用ツール)」と書き、署名捺印は宅急便でやり取りして提出。9月予定の公演の準備のことをメインに、また上述した通り最新のチラシを同封して返送しました。

こちらも検索すると色々フォーマットが出てきますが、再提出した内容は以下のよう項目です。

  1. 開催日時
    〇時から〇時まで、も記載
  2. 場所
    使用ツール(コロナ禍の為オンライン)
  3. 正会員総数 2人
  4. 出席正会員数 2人
  5. 審議事項
    第〇号議案 〇〇について
  6. 議事の経過の概要及び議決の結果
    開会、議長選出、議事録署名人の選任、審議事項(議案数分、公演の延期や中止、準備計画を記載)、理事長挨拶、閉会
  7. 議事録が適正である旨と開催日時、署名捺印(議事録署名人の人数分)

6.団体の収支報告書

2020年(最新)の貸借対照表のみでも大丈夫そうでしたが、設立が2018年なので2018年~2020年までの貸借対照表と2020年の元帳を添付しました。

7.お取引目的の確認のお願い(※郵便局で貰う書類)

予め郵便局から貰っておいた方が良い書類です。口座の利用目的や月に出し入れする予定の金額などのチェック項目があります。

中央から修正が来ました。団体口座なので性別チェック不要、訂正印。

8.人格なき社団名義の口座開設にあたってのご確認のお願い(※郵便局で貰う書類)

口座を作ろうと思ったら予め郵便局から貰っておいた方が良い書類です。

団体要件の確認項目があり、団体としての組織の備え、多数決の原則、選任方法など「はい・いいえの回答」「規約の記載(〇条)」「議事録の記載(〇ページ)」にチェックと記入をします。規約はこのチェック項目にあるすべてを記載するように作成しました。

郵便局で修正が必要となった書類です。「ご回答」がすべて「はい」になっていないと受け付けてもらえません。

9.総合口座利用申込書(※郵便局で貰う書類)

予め郵便局から貰っておいた方が良い書類です。これは個人口座の作成でも使用する書類と同等です。

通帳の口座名や代表者住所、設立年月日、キャッシュカード作成の有無について記載します。

おまけ・文化庁支援事業者補助金交付決定通知書

必須書類ではないのですが、令和2年の文化庁支援補助金事業の交付決定実績がありますので「文化庁に認定された文化芸術団体です」という証明のために同封しました。

審査から開設までの期間

最寄りの郵便局で受け付けてもらい、センターに送ってから審査。2週間~1か月かかるそうです。

丸1か月後ゆうちょ銀行から不在者通知が。
「やったー!通帳が来たぞ!」と喜んでいたら上記に記載した修正(総会議事録・取引目的確認書)が返ってきました…。

書類を準備し、提出!約10日後無事に口座をゲットしました~!(ToT)

まとめ

最寄りの郵便局に3回通い、1か月後中央センターから修正が届き、結果通帳取得まで1か月半かかりました…。

コロナ禍の人と会えない時代に自署捺印が必要な書類を何枚も作成したりやり取りするのは非常に骨が折れました…。

詐欺などに使われる危険性があるので慎重に審査をされているので仕方ないと思う反面、提出後の音沙汰が一切わからないのでせめて進捗状況(●●郵便局からの申請1件:6/30現在審査中等)がわかればありがたいなあと思うなど。

色々な詐欺などに口座が悪用されてしまう中、これから更に必要書類が増える…かもしれません…。

法人格ではない団体での口座をお考えの場合、数回足を運ぶことと、期間にかなり余裕を持っての申請が必要です。

そんなこんなで法人格を持っていない文化芸術団体の「人格なき社団名義の口座開設」(ゆうちょ銀行版)の忘備録でした!